Prima di iniziare a scrivere un progetto, leggere con attenzione il bando!

L’attività di stesura di un progetto ha come condizione essenziale una lettura molto attenta del bando e la predisposizione di elementi di progetto che hanno una struttura generale comune, pur variando in funzione della tipologia di progetto.

Un pò di glossario non fa mai male

Bando: fornisce informazioni sull’amministrazione aggiudicatrice, sull’oggetto del progetto e sull’importo di riferimento. Al suo interno si trovano riferimenti di carattere giuridico, economico, finanziario e tecnico (cauzioni ed eventuali garanzie richieste, modalità di pagamento, forme giuridiche ammesse in caso di consorzi, requisiti di capacità economica e finanziaria, requisiti di capacità tecnico-gestionale). Solitamente sono presenti anche i criteri di aggiudicazione le tempistiche e le scadenze da rispettare.

Decreto: esprime l’approvazione ufficiale per la pubblicazione del bando pubblico ed è emesso dall’autorità di gestione

Documento istruttorio: indica la documentazione regionale, nazionale ed europea di riferimento

Disciplinare: riprende tutti i punti espressi nel bando e presenta alcune norme integrative: modalità di partecipazione, procedure di aggiudicazione, tempistiche e modalità di presentazione delle offerte (normalmente suddivise in documentazione amministrativa, documentazione tecnica e offerta economica)

Capitolato: Documento tecnico che illustra le specifiche richieste per la realizzazione del progetto: descrizione delle finalità e dei risultati attesi, caratteristiche delle attività richieste, modalità di esecuzione, presentazione del gruppo di lavoro. Capitolato e disciplinare spesso sono presentati congiuntamente

Sezioni e principali contenuti di una proposta

Domanda di Partecipazione: documento in cui il proponente presenta le sue generalità e chiede formalmente di essere ammesso al bando

Documentazione amministrativa: documentazione relativa alla presentazione di dichiarazioni sostitutive (ai sensi del DPR 445/200), bilanci, documenti di capacità tecnica e economica

Documentazione tecnica: presentazione del progetto nel rispetto di quanto specificato nel capitolato tecnico, inclusiva degli allegati (ad esempio i curricula del partecipanti al gruppo di lavoro)

Documentazione finanziaria: offerta economica indicante il corrispettivo richiesto per la realizzazione di tutte le attività, formulata tenendo conto di tutti gli elementi descritti nell’offerta tecnica, degli elementi di dettaglio richiesti e degli importi / quote massime di finanziamento

Indicazioni per la presentazione del progetto

La fase di scrittura del progetto inizia una volta verificata la sussistenza delle principali condizioni di partenza:

-esistenza di un’idea progettuale adatta al bando
-esistenza di un bando alla portata delle capacità dell’organizzazione (anche in termini di data di scadenza)
-esistenza di un partenariato ammissibile in termini di criteri amministrativi, con risorse tecniche e finanziarie solide e complementari

Gli elementi chiave per la preparazione della proposta

-Una lettura attenta delle linee guida
-La verifica e l’aggiornamento dell’analisi del contesto
-La definizione degli obiettivi in maniera chiara e organizzata
-La risposta alle richieste puntuali del bando
-La strutturazione definitiva del partenariato e del gruppo di lavoro
-La descrizione accurata delle attività
-La stesura di un cronoprogramma (diagramma di Gantt) realistico e preciso
-La finalizzazione di un piano finanziario rigoroso e giustificato (sia in termini di risorse messe a disposizione dai partner, sia di contributo richiesto)
-La descrizione della strategia di disseminazione dei risultati del progetto.

La Commissione Europea mette spesso a disposizione dei modelli per la presentazione delle proposte progettuali, come parte dei documenti allegati al bando. Tali modelli includono normalmente tutti gli elementi sopra riportati, nonché una struttura per la descrizione delle attività per “pacchetti di lavoro” (workpackage).

L’elaborazione della proposta deve rispondere ai seguenti criteri fondamentali

-Rilevanza
-Efficienza
-Efficacia
-Impatto
-Sostenibilità

Gli elementi specifici che pesano nel successo della proposta

L’originalità e l’innovatività dell’idea progettuale, ovvero gli elementi di novità rispetto a iniziative precedenti o ancora in corso. Una categoria simile (utilizzata ad esempio nei bandi di H2020) è quella dell’eccellenza, ovvero dell’applicazione di approcci e competenze tecniche di assoluta avanguardia;

La dimensione europea del progetto (definita anche come valore aggiunto europeo), ovvero la capacità del progetto di coinvolgere e di fornire soluzioni utilizzabili in contesti diversi, di aprire nuove opportunità, di beneficiare in modo diretto o indiretto, attraverso la sua realizzazione, l’intero territorio europeo e ambiti diversi da quello specifico dell’intervento;
Il “best value for money”, ovvero la garanzia che il progetto offra il miglior risultato e la miglior qualità col minor impiego di risorse.

La chiarezza nell’uso del linguaggio e nell’esposizione della proposta (soprattutto se la lingua in cui si scrive non è la propria) e l’adozione del quadro logico sono in ogni caso un aspetto di notevole supporto nella redazione di un progetto.

Occhio alla piattaforma! Non vi riducete all’ultimo momento

Poiché in molti casi la presentazione delle proposte avviene attraverso apposite piattaforme web, è opportuno dedicare il tempo necessario anche all’analisi delle istruzioni relative al loro utilizzo, normalmente presenti nella documentazione del bando. Si sconsiglia di presentare la proposta a ridosso della scadenza per evitare che problemi tecnici o un sovraccarico dei server rendano impossibile l’invio entro la data e l’ora limite indicate.

L’avvio del progetto

La scrittura di un progetto è sicuramente impegnativa, ma sono l’implementazione e la gestione dello stesso a richiedere il maggior impegno.

Quando un progetto viene aggiudicato, l’Ente finanziatore (un’autorità nazionale o la Commissione europea) stila un contratto che viene normalmente firmato dal Capofila in rappresentanza dei membri del partenariato (in virtù di un apposito accordo di delega). La firma del contratto con la Commissione europea può essere preceduta da integrazioni e revisioni: è questa la fase in cui i contraenti si accordano su dettagli tecnici ed economici alla base della realizzazione del progetto.

Il contratto stabilisce l’inizio e la durata delle attività, nonché le disposizioni di natura legale e finanziaria (prefinanziamento, distribuzione del budget fra i partner, rendicontazione finale), procedurale (monitoraggio delle attività) e di comunicazione/disseminazione dei risultati.

Il progetto inizia solitamente con un evento di lancio (kick-off meeting) che prevede la partecipazione di tutti i partner.

Con l’avvio del progetto il Capofila assume le sue responsabilità di comunicazione nei confronti della Commissione europea, di coordinamento dei partner, di controllo del budget e di realizzazione delle attività nei modi e tempi previsti.

Durante il periodo di esecuzione del progetto il Capofila riceve le quote di cofinanziamento e versa agli altri partner le parti di loro di competenza, a fronte di una loro rendicontazione delle spese e dell’avanzamento delle relative attività.

Il monitoraggio

Con l’avvio del progetto ha inizio anche il processo di monitoraggio delle attività. Si tratta di un processo continuo, che si estende dall’inizio alla fine del progetto e che ha come scopo:

-la verifica dell’avanzamento delle attività e del raggiungimento dei risultati previsti;
-l’attuazione delle azioni necessarie a fronte ad eventuali difficoltà o ritardi e l’aggiornamento in itinere di programmi e tempistiche di lavoro.

L’organizzazione di frequenti incontri di partenariato può facilitare il monitoraggio del progetto e il continuo aggiustamento del programma di attività. Il Capofila o l’ente finanziatore possono inoltre richiedere la redazione di rapporti di avanzamento (progress report) che ne illustrino la progressiva realizzazione.

La valutazione

Mentre il monitoraggio è uno strumento utilizzato nella gestione operativa del progetto, che si propone di analizzare l’avanzamento delle attività per identificare e risolvere problemi di attuazione, la valutazione è un processo che ha un valore più strategico e che si propone di valutare, a tappe prefissate, gli obiettivi, l’impatto e il valore aggiunto conseguiti dal progetto.

Per questo motivo la valutazione:

-coinvolge non solo chi gestisce il progetto, ma anche valutatori esterni e l’ente finanziatore,
-acquisisce importanza man mano che il progetto di avvicina e supera il suo termine temporale,
-fornisce una base preziosa per partner, beneficiari ed ente finanziatore per promuovere i successi e gli insegnamenti appresi.

La conclusione del progetto

I finanziamenti europei derivano da fondi pubblici: ogni progetto che riceva un contributo comunitario è pertanto chiamato a generare un impatto positivo sulla società. Per rendere noti i risultati di un progetto e per far sì che vengano raggiunti quanti più beneficiari possibili, la fase della disseminazione è fondamentale. Essa consiste nel promuovere i risultati progettuali e generare un positivo “effetto moltiplicatore”, affinché quanto realizzato sia utile e di ispirazione per altri interventi.

Disseminazione

La disseminazione dei risultati può comprendere l’utilizzazione di uno specifico sito internet costruito nell’ambito del progetto stesso, l’organizzazione di eventi e la diffusione di pubblicazioni. Tutti i partner e gli stakeholders sono invitati a prendere parte attiva a questa fase. Al termine di un progetto vengono solitamente richiesti dall’ente finanziatore un rapporto finale (che ne riassuma le fasi e i risultati raggiunti) e un documento di natura finanziaria.

Rendicontazione

Il documento di rendicontazione finanziaria riporta il dettaglio e la giustificazione delle spese ammissibili sostenute e dei cofinanziamenti conferiti da altre fonti. Le regole definite a bando chiariscono le modalità di gestione del budget di progetto, il grado di flessibilità consentito e il livello di dettaglio richiesto nella rendicontazione finale. Talvolta la Commissione europea mette a disposizione specifici formulari in grado di facilitare la fase di rendicontazione strutturando un ordine per l’elenco delle spese.