Come scrivere un progetto?

Diario della Formazione ha parlato spesso in diversi articoli di come si scrive un progetto, delle varie fasi di lavoro che precedono, che seguono e che accompagnano la scrittura.

Abbiamo introdotto diversi di metodi di scrittura progettuale e project management, e tutto ciò di cui abbiamo parlato, deriva dalla nostra esperienza diretta nel mondo della progettazione.

2022 anno cruciale

Il 2022 per i finanziamenti rappresenta uno anno cruciale. Della svolta e della ripartenza. PNRR, Recovery Plan, Next Generation EU, Fondo Sociale Europeo…una serie di opportunità e finanziamenti da saper cogliere con la giusta preparazione!

In questo articolo cercheremo di occuparci in modo ancora più approfondito di quali sono i principali passaggi su come scrivere un progetto e di quali sono le cose  fondamentali da non trascurare se si desidera sviluppare la propria idea con i finanziamenti europei, nazionali o locali.

Trovare il bando giusto

Quando si parla di scrittura di un progetto è molto diffusa la tendenza a scrivere subito una bozza di progetto. La fase di scrittura è l’ultima cosa a cui si deve guardare!

E’ chiaro che le informazioni più burocratiche da inserire all’interno del formulario possono essere anche compilate prima senza problemi. E’ però fondamentale che prima di passare alla scrittura vera e propria l’idea progettuale sia “quasi” perfettamente delineata nella testa di chi lo scrive.

Diciamo quasi perché sappiamo che la perfezione non esiste, ma dobbiamo fare del nostro meglio affinché, ancor prima di scrivere, il progettista in questione abbia le risposte a tutte le domande del formulario.

Partiamo dall’inizio

Se avete una buona idea in cantiere e sapete con esattezza ciò che desiderate fare, trovare il bando giusto per voi è la prima cosa da fare.  E’ comunque la prima cosa da fare anche se non avete anocora un’idea in testa! Perché talvolta un bando può essere di supporto per definire i limiti di azione del progetto stesso (anche se è una cosa altamente sconsigliata).

UNA RIFLESSIONE SUL TEMA

Esistono due modalità per realizzare una propria idea e farla diventare un progetto. Cercare il bando giusto per la nostra idea, oppure adattare una nostra idea ad un bando. Sono due operazioni differenti, che se svolte in maniera giusta possono portare comunque al raggiungimento di un risultato finale.

Diario della Formazione predilige (e di gran lunga), la prima, ovvero quella di cercare il bando giusto che sposi perfettamente un’idea.

Ci rendiamo conto però che molte volte bisogna fare i conti con la realtà e talvolta può essere difficile individuare la giusta opportunità.  Le cause possono essere diverse: call chiuse, delle scadenze troppo ravvicinate che non consentono di scrivere un progetto nel migliore dei modi.

Che cosa fare dunque se non troviamo il bando adatto alla nostra idea?

Si può cercare di plasmare la propria idea progettuale su un altro bando di gara. Che cosa significa questo? Non significa stravolgere la nostra iniziare idea, anche perché in questo modo perderebbe il senso, ma cercare delle alternative.

Facciamo un esempio

Se l’obiettivo del mio progetto è quello di diminuire il bullismo a scuola in un determinato territorio, e desidero farlo incrementando la realizzazione di eventi volti all’inclusione sociale, ma non trovo in quel momento un finanziamento che faccia al caso mio, che cosa posso fare?

Si può provare a targettizzare ancora di più l’obiettivo del progetto per vedere se si possono trovare delle call aperte in altri settori.

Se ad esempio dicessimo che vogliamo diminuire il bullismo tramite eventi di tipo sportivo, possiamo guardare le call del programma Erasmus + e controllare se lì abbiamo la possibilità di accedere.

In questo modo non snaturalizziamo l’idea di partenza, ma cerchiamo un modo per renderla più attuabile. Torniamo adesso a noi. Come possiamo trovare il bando giusto per la nostra idea? Sembra semplice, ma non lo è affatto.

Bisogna armarsi di tanta pazienza e mettersi a cercare ad esempio sul sito della Commissione Europea e su quelli dei tanti differenti programmi, tutti i bandi a disposizione, le call aperte, le scadenze.

Google “trova bandi aperti”

Non è sufficiente scrivere su Google “trova bandi aperti” per trovare quello che cercate. La ricerca richiede tempo, ma, se fatta in maniera oculata, siamo sicuri che porterà i suoi frutti.

Qui parliamo principalmente di progettazione europea, dunque le ricerche dovranno essere fatte sul sito della Commissione e sui siti annessi, ma se avete un’idea progettuale territoriale che non richiedere il finanziamento europeo, potete fare ricerche anche su altri siti.

Una volta individuata la call che fa al caso vostro, ciò che vi consigliamo di fare è di leggere attentamente il bando e di controllare i requisiti per la partecipazione.

La cosa peggiore che può capitare ad un europrogettista infatti, è di vedere il proprio progetto bocciato per una scorrettezza formale (o anche per la mancanza di documentazione da allegare).

Programmare il lavoro

Dopo aver individuato il bando che fa per la nostra idea, quello che noi consigliamo è di preparare un percorso cadenzato con tutte le cose che ci sono da fare al fine di scrivere il progetto.

Ve ne elenchiamo alcune secondo noi fondamentali e senza le quali non si può parlare di progettazione.

• Fare l’analisi del contesto e dei problemi
• Definire gli obiettivi del progetto
• Trovare un partenariato internazionale
• Fare l’analisi dei rischi
• Follow Up

Contesto e albero dei problemi

L’analisi dei problemi deve essere svolta in maniera attenta, consultando spesso anche stakeholders per comprendere la situazione che esiste sul territorio di cui ci vogliamo occupare.

Spesso infatti i progetti nascono con grandi intenzioni e grandi obiettivi, ma devono come prima cosa rispondere a un bisogno reale di una fetta, anche piccola, di popolazione. L’analisi del contesto, in base alla situazione in cui si trova, può richiedere delle tempistiche diverse, da un giorno a una settimana a un mese.

Il tutto dipende da se si è in prima persona coinvolti in quel contesto e quindi ne si conoscono perfettamente le dinamiche e le problematiche senza doverle andare ad indagare.

Se invece non si è coinvolti nel contesto, ma desideriamo comunque risolvere quel tipo di problema, è necessario verificare attivamente se quello è realmente un problema.

Dopo aver svolto l’analisi del problema, è necessario individuare gli obiettivi del progetto che vadano a risolvere o a diminuire quel problema. Gli obiettivi devono essere realizzabili, misurabili e devono poter portare giovamento anche alla fine del progetto.

Obiettivi di progetto

Quest’ultimo deve essere coerente, ed è per questo motivo che bisogna essere molto chiari sul come dimostrare che gli obiettivi che ci siamo prefissati nel progetto successivamente, nella fase dell’organizzazione, dovranno avere un piano di azioni coerente e volto alla loro realizzazione. Se si desidera raggiungere un certo obiettivo, sarà necessario descrivere in maniera analitica in che modo lo si vuole raggiungere, in quanto tempo, con chi.

Partenariato internazionale

Se si scrive un progetto europeo, nella maggior parte dei casi sarà necessario instaurare un partenariato a livello europeo. Il numero dei partner necessari viene spesso indicato all’interno del bando di riferimento. Alcune volte è possibile trovare un numero preciso, altre volte un margine minimo e massimo.

Per fare ciò la Commissione Europea ha messo a disposizione degli enti che desiderano richiedere un finanziamento per un progetto e che sono alla ricerca di un partner per esso, diverse specifiche piattaforme, come ad esempio Epale.

Analisi dei rischi

Fare un’attenta analisi dei rischi è fondamentale nella scrittura di un progetto europeo. Pianificare dei controlli periodici nell’organizzazione delle risorse, dell’implementazione degli eventi, della comunicazione all’interno del partenariato e di tutto ciò che riguarda il progetto, è fondamentale per la riuscita del progetto stesso.

Evidenziando i rischi evidenziamo anche la nostra capacità di prevenirli, di rispondere ad un eventuale problema per tempo, proprio perché lo si è considerato e si è pianificato un periodico controllo di tutte le operazioni.

Fare tutto ciò durante la scrittura di un progetto e farlo in maniera precisa emirata, potrà essere una delle chiavi vincenti per l’approvazione del nostro progetto. Saper prevenire i rischi, saperli gestire e saper pianificare il proprio lavoro in maniera periodica anche in base alla possibilità che essi possano verificarsi, è sinonimo di grande competenza e capacità di gestione del managment.

Follow Up

La fase di Follow Up è a sua volta suddivisa in tre differenti fasi:

1. la disseminazione e la comunicazione
2. l’impatto
3. la valutazione dei risultati

Disseminazione e Comunicazione

La comunicazione che viene fatta sia all’interno del partenariato che all’esterno in merito ai risultati che sono stati raggiunti dal progetto. I risultati devono infatti essere diffusi ad una platea quanto più vasta possibile, in particolar modo a steakholders, media o cittadini che possono ottenere dei giovamenti da quei specifici risultati. Apriamo una piccola partentesi in merito alla disseminazione e alla comunicazione. Esse sono due azioni differenti, che spesso, erroneamente, si confondono. Hanno in comune il fatto di veicolare comunque delle informazioni, ma la peculiarità della disseminazione, è che i contenuti che diffonde sono esclusivamente i risultati del progetto. Dunque essa si svolge nella fase finale del progetto, quando le attività sono state già svolte ed i risultati sono stati ottenuti.

La comunicazione invece, può iniziare molto prima, anche dal giorno stesso in cui si riceve la comunicazione della vittoria del progetto europeo.

Fare un comunicato sui propri canali social, anche semplicemente sulle proprie pagine Instagram e Facebook, è importante per rendere partecipe la nostra platea. Chiaramente la comunicazione deve raggiungere quante più persone possibili, in quanto è interesse della Commissione Europea stessa far sapere che ha finanziato dei progetti.

Impatto

I risultati che un progetto ha generato. Chiaramente questi risultati di cui parliamo dovranno essersi verificati. È ovvio che nella fase di scrittura ancora non li abbiamo concretamente davanti, ed è per questo che un bravo progettista dovrà aver fatto un’analisi dei problemi molto attinente al contesto e corretta per quelli che sono gli obiettivi. L’impatto del progetto dovrà essere misurabile.

La valutazione dei risultati

È importante fare anche una valutazione dell’impatto in varie fasi del progetto, non solo alla fine, per monitorarne l’andamento e comprendere come sta andando lo svolgimento del progetto.

Chiaramente per poter ritenere un progetto realmente riuscito, il problema da cui partiva inizialmente, e per cui ci si era fissati degli obiettivi per raggiungerlo, deve aver trovato una sua risoluzione o quanto meno deve essere stato diminuito.

Questi sono alcuni degli elementi fondamentali che noi utilizziamo come linee guida per la scrittura di un progetto europeo.

Se vuoi approfondire i temi affrontati nell’articolo scrivi a info@diariodellaformazione.it